En este Blog de Befree, te explicamos de manera clara y concisa el proceso para la emisión, envío y registro de la factura electrónica en España. La factura electrónica es la versión digital de una factura en papel, con validez legal, que facilita la gestión empresarial y asegura su autenticidad mediante firmas electrónicas reconocidas.
¿Quiénes están obligados a utilizar la factura electrónica?
A partir de la futura implementación normativa (inicialmente prevista para el 1 de julio de 2025, pero sujeta a posibles cambios), todas las empresas y autónomos en sus relaciones B2B estarán obligados a utilizar la factura electrónica. Esta obligación no aplica a transacciones con consumidores finales (B2C).
Pasos para Emitir una Factura Electrónica en España
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Obtener un Certificado Digital
Para firmar electrónicamente las facturas, es necesario contar con un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Puedes obtenerlo a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT-RCM) en: https://www.fnmt.es/.
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Generar la Factura Electrónica
Es fundamental emplear el modelo estándar de Facturae. Para ello, hay que utilizar un software de facturación adecuado para el formato XML y el esquema Facturae. La factura debe incluir:
- Identificación del emisor y receptor
- Fecha y lugar de emisión
- Importe total e impuestos aplicados
Es fundamental que las facturas electrónicas cuenten con un código alfanumérico único y un código QR para garantizar su trazabilidad y cumplimiento normativo. Para ello, es imprescindible utilizar un software de facturación compatible con el formato Facturae, que no solo permita la generación de estos códigos, sino que también facilite la integración con VERI*FACTU, asegurando la correcta comunicación con la Agencia Tributaria.
Para generar facturas según el estándar Facturae, puedes descargar la aplicación desde: https://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/formato.aspx.
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Firmar la Factura Electrónicamente
Firma la factura con tu certificado digital para garantizar su autenticidad y cumplimiento legal.
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Enviar la Factura a la AEAT con VERI*FACTU
La facturación electrónica en transacciones B2B debe enviarse a la Agencia Tributaria (AEAT) a través de VERI*FACTU, asegurando transparencia y cumplimiento normativo.
Pasos para el Registro en VERI*FACTU
- Accede al portal de VERI*FACTU en la web de la Agencia Tributaria.
- Completa el formulario de registro con tus datos personales o empresariales y adjunta tu certificado digital.
- Verifica tu identidad mediante el certificado digital.
- Configura tu software de facturación para su integración con VERI*FACTU.
- Registra y envía las facturas. Se asignará un código identificador único (CIF) a cada factura.
- Descarga la factura en formato PDF y XML.
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Enviar la Factura al Cliente
Puedes enviarla mediante:
- Correo electrónico: Adjuntando el archivo en PDF y XML.
- Portal Web del cliente: Si el cliente utiliza un portal de facturación, subiendo la factura al sistema de recepción de facturas.
- Plataforma de intercambio: Si ambos utilizan un sistema de intercambio de facturas electrónicas.
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Conservar las Facturas
Las facturas electrónicas deben conservarse al menos 4 años, garantizando su accesibilidad y seguridad en caso de auditorías o inspecciones.
Conclusión
La factura electrónica optimiza el proceso de facturación para empresas y autónomos, asegurando cumplimiento legal y reduciendo el fraude fiscal. Seguir estos pasos garantizará una transición exitosa a la facturación digital en España.
